Un estudio realizado por Webtorials, “2011 Report on UC and Cloud-based Services for SMBs”, muestra que los empleados de pequeñas y medianas empresas pasan el 50% de su jornada laboral haciendo tareas improductivas aunque necesarias. Estos datos chocan con los proporcionados por la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económico (OCDE), que muestra como España es el segundo país europeo en el que más horas se pasan en la oficina.
Así se observa que no por más horas trabajadas hay una mayor competitividad en la empresa. Y esto se debe a la cantidad de este tipo de tareas. Se trata de tareas rutinarias, que si bien son imprescindibles para el buen funcionamiento de la empresa, no son productivas.
El estudio de Webtorials añade que el 36% de la jornada laboral se dedicaba ha hacer temas de producción, como contactar con clientes, buscar información o preparar la agenda de tareas y actividades. Además, el 14% de las horas de trabajo se dedica a duplicar información (reenviar mensajes, comprobar datos por teléfono) o tratar con información no deseada (spam y llamadas de teléfono). Todo ello favorece a crear, en el trabajador, una sensación de no haber hecho nada de provecho a lo largo del día que perjudica a la actividad global de la empresa.
Según el estudio, reduciendo cada día un 25% las tareas improductivas, se ganarían seis semanas de productividad anual por empleado. Así se conseguirían optimizar notablemente los recursos de la empresa y por tanto, la competitividad.
Por su parte, la Comisión Nacional para la Racionalización de los Horarios Españoles (ARHOE), ha publicado un decálogo para una mejor gestión del tiempo. Para hacerlo se ha basado en unos datos ofrecidos por la consultora Kelton Research en 2008 que mostraban que los españoles sólo completan el 59% de las actividades laborales establecidas para el día y que el 41% restante no se lleva a cabo debido a una mala gestión del tiempo. Este decálogo propone una serie de pautas a seguir para cambiar de actitud y hábitos laborales y mejorar la productividad, que incluyen separar lo personal de lo laboral, priorizar las tareas, aprender a decir “no”, planificarse, ser respetuoso con su tiempo y con el de los demás, ser puntual, evitar y combatir el “presentismo”, convocar reuniones sólo cuando sea necesario, organizar las reuniones para que no se extiendan demasiado y sustituir las comidas de trabajo por desayunos de trabajo.
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