Las ventajas que aporta la implantación de un ERP II en el funcionamiento de una empresa son muchas y variarán en función del uso que se haga. Hay que recalcar que un ERP II no es un sistema cerrado y monolítico, si no que se adapta a las necesidades y usos que se hagan del mismo. Gracias a esto, cualquier tipo de empresa puede disfrutar de estas ventajas independientemente de su tamaño y actividad. No obstante, algunos Softwares de Gestión presentan una mayor adaptabilidad que otros.

A la hora de implantar un sistema de gestión ERP II en una empresa, resulta imprescindible su uso eficaz para aprovecharnos de las ventajas que puede aportar a nuestro negocio. Hace falta estar concienciados de la importancia que tiene este sistema. Si no introducimos datos veraces, o no llevamos los procesos a cabo de la forma establecida, estos sistemas de gestión pueden ser un auténtico fracaso. Por eso es necesario una cierta formación y concienciación sobre el correcto uso de este sistema, para que pueda ser eficaz y pueda brindarnos todas las ventajas que ofrece a una organización. A continuación nombramos las principales ventajas que un sistema de gestión empresarial puede aportar a un negocio en su funcionamiento.

Centralización de la información

Cada dato solo se registra una vez en el ERP, que funciona como depósito central de la información. Es el llamado «dato único». Así, todos los departamentos y agentes externos de la empresa pueden consultar esa misma información desde cualquier punto. Facilitando su accesibilidad y evitando redundancias y errores. Además, también se facilita la realización de copias de seguridad, ya que tenemos toda la información almacenada en un único lugar.

Mejora de la comunicación interna

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El flujo de la información corre libremente por la empresa. Las barreras entre departamentos se rompen ya que todos tienen acceso a la misma información en todo momento. Se da una especie de democratización de la información corporativa. Los empleados tienen acceso instantáneo desde sus puestos de trabajo a una información centralizada y elaborada entre todos. Esto supone una gran mejora  de la comunicación, la eficiencia y un ahorro importante de tiempo.

Integración de los procesos de negocio

Tal y cómo hemos comentado antes, los ERP II son totalmente personalizables a las necesidades de cada empresa. Gracias a ello, independientemente del tipo de empresa en la que estemos trabajando podremos personalizar los distintos módulos de nuestro ERP a las necesidades concretas que tenga nuestra organización. Así, conseguiremos integrar todos los procesos del negocio dentro del sistema.

Optimización de los recursos

Este acceso claro e inmediato a la información de la empresa desde todos los departamentos hace que la optimización de recursos resulte mucho más fácil. La implantación de un sistema ERP suele reducir los inventarios en un 20% (reduciendo los gastos  de almacenamiento, desperdicios y aumentando la rotación de producto) y logra que la empresa tenga datos más veraces sobre su situación. Así, al integrar todos los procesos de negocio en un solo sistema conseguimos reducir los costes y aumentar la productividad.

Facilita la toma de decisiones y planificación

Gracias a la información que nos presenta el sistema ERP y sus herramientas de análisis es más fácil tener una concepción realista de lo que está sucediendo. Gracias al acceso inmediato a datos reales y fiables se facilita la toma de decisiones a corto y largo plazo.

Se mejora la atención al cliente

La atención al cliente se ve favorecida gracias a este sistema centralizado de información. En el historial de un cliente podemos registrar todos los datos de compras o consultas que ha realizado con la empresa para poder ofrecerle un servicio más personalizado y claro. Resulta más simple responder a todas las preguntas o dudas que un cliente nos pueda plantear cuando tenemos toda la información registrada y centralizada en un solo lugar. También será más fácil para la empresa cumplir con fechas de entrega, negociar precios o pactar condiciones más favorables.

Ventaja competitiva en el mercado

Todo lo mencionado anteriormente implica que las empresas se vuelven más ágiles, interconectadas y flexibles. La empresa “se vuelve más consciente de sí misma”. Una empresa que se conoce muy bien a sí misma puede ganar una gran ventaja competitiva frente a las demás empresas del sector que se ahogan en el caos de sus procesos e informaciones y datos mal gestionados.

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