Hay una tendencia arraigada a organizar reuniones que acaban siendo innecesarias o bien fijar reuniones sin haberlas planificado y definido previamente. Según publica equiposytalento.com, el 70% del tiempo de los empresarios lo dedican a hacer reuniones. Evitar estas pérdidas de tiempo y gestionar las reuniones de manera eficaz puede suponer un aumento importante de la productividad de la empresa.
La misma fuente indica que la mitad de las reuniones podrían evitarse o acortarse, así que hay que optimizarlas. Lo importante antes de planificar una reunión es preguntarse si es realmente imprescindible y si no lo es, organizarla para que dure el mínimo tiempo posible. También se ha de tener presente cuál es el objetivo del encuentro durante todo el tiempo para no distraernos y desviarse.
Otro de los errores más comunes que cometen los directivos es enviar una convocatoria planificando la reunión para ‘hablar de temas pendientes’. De esta manera, al no saber los integrantes de qué temas concretos se va a hablar, no se puede preparar nada previamente. Por último recomiendan tener una duración fijada para poder planificar el resto del día en el trabajo y ceñirse punto por punto a los asuntos fijados previamente.
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