Categoría: Cápsulas de conocimiento

Tarde o temprano, el trabajo se multiplica y los recursos disponibles, en cambio, tienden a permanecer iguales. No queda más remedio que priorizar las tareas y optimizar el tiempo para rendir más. A menudo, la solución no está en trabajar más, sino en trabajar mejor.

Afortunadamente, contamos con herramientas informáticas que nos ayudan a comunicarnos con más eficacia y a organizar mejor nuestras tareas. Pero ojo: ni la mejor herramienta puede ayudarnos a mejorar nuestra productividad si antes no estamos dispuestos a mejorar nuestros hábitos. De poco sirve un eficaz gestor de correo si acumulamos 2.000 mensajes sin leer en nuestra bandeja de entrada. Y de nada sirve una agenda si acabamos dedicando más tiempo a lo accesorio que a lo importante.

Por eso han ido apareciendo en el mundo de la empresa los sistemas de gestión del tiempo. Entre todos ellos, el más popular, y probablemente también el más completo, es el método GTD (Getting Things Done), de David Allen. En su totalidad es algo complejo de poner en práctica, pero tiene una versión más ligera en las 10 reglas de Zen to Done.

Gestores de correo electrónico

Una de las reglas básicas de estos sistemas de productividad es tomar decisiones inmediatas sobre la prioridad de las cosas. Esto es especialmente importante aplicado a nuestros mensajes: si un mensaje implica una tarea que nos va a ocupar menos de dos minutos, la hacemos inmediatamente; si va a llevarnos más tiempo, lo incluiremos en una lista de tareas según su prioridad; si solo nos sirve como material de consulta, lo archivaremos en la carpeta correspondiente… y si no es probable que volvamos a necesitarlo, lo borraremos inmediatamente. Estas son las opciones básicas que nos ofrecen los principales programas de gestión de emails:

• Microsoft Outlook: Es uno de los más veteranos y populares: probablemente, el más utilizado en oficinas. Además de recibir correo y clasificarlo en carpetas, permite crear listas de tareas, filtros y calendarios y gestionar una completa libreta de contactos.
• Mozilla Thunderbird: Si Office tiene a OpenOffice como competidor en software libre, a Outlook le ha surgido este hermano gratuito, creado por la misma empresa que ideó el navegador Firefox. Tiene dos peculiaridades: permite navegar en pestañas y sirve como lector y organizador de RSS, además de emails.
• Gmail: Quien prefiera usar directamente el webmail en lugar de instalarse una aplicación de gestión del correo, difícilmente podrá resistirse a las ventajas de este servicio de Google. Sus grandes bazas son el uso de etiquetas en lugar de carpetas (de este modo, cada mensaje puede clasificarse en varias «carpetas» a la vez) y la existencia de Google labs, una serie de widgets complementarios que pueden activarse y desactivarse a gusto del usuario. Para usarlo es preciso crearse una cuenta de google.

Organizadores y gestores de tareas

Uno de los consejos del método GTD (Getting Things Done) para mejorar la productividad es tener el menor número posible de «bandejas de entrada». Si nuestro jefe nos pide tareas por email, por teléfono e incluso dejando un dossier sobre nuestra mesa, lo primero que debemos hacer es agruparlas en un solo lugar, de manera que podamos gestionarlas juntas. Un post-it puede ser útil en un momento determinado, pero quince post-its solamente sirven para tapar la pantalla del ordenador y producirnos una angustiosa sensación de caos. Si no lo procesamos para incluirlo en alguna lista que podamos consultar con más facilidad, lo más probable es que se quede allí pegado mucho tiempo.

Te aconsejamos echar una ojeada a alguna de estas aplicaciones alternativas al post-it, que te permiten tomar notas, organizarlas y convertirlas en tareas con mucha más eficacia.

• Evernote: Sus creadores te prometen que podrás recordarlo todo. No en vano su logotipo es un elefante. Es enormemente versátil: permite almacenar notas de reuniones, tarjetas de visita, contenidos de webs, fotografías, capturas de pantalla, etc… Para ordenarlas y recuperarlas fácilmente, se utiliza un sistema de etiquetas. Otra ventaja de Evernote es que es accesible desde cualquier ordenador o incluso desde el móvil.
• Springpad: Es semejante a Evernote, pero parte de una menor dosis de caos, ya que se basa en la creación de listas. Incluye un botón que puedes colocar en tu navegador para capturar instantáneamente la información de cualquier página web que visites. Puedes elegir si prefieres convertirla en una tarea, en información de consulta o incluso en una receta de cocina. Además, Springpad está concebido como una comunidad donde compartir tipos de listas con otros usuarios.
• Remember the milk: ¿Cuántas veces te han dicho que no te olvides de comprar leche a la vuelta del trabajo… y cuántas veces lo has olvidado? Remember the milk es un gestor de tareas sencillo pero eficaz. Parte de su encanto es que puede sincronizarse con Google Calendar.
• Toodledo: Su uso resulta un poco menos intuitivo que el de Remember the milk, pero también es un gestor de tareas mucho más completo. Permite agrupar las tareas en objetivos y subdividirlas en subtareas. Además, si no sabes cómo optimizar tu tiempo, Toodledo decide por ti. Introduce el número de horas disponibles que tienes por delante y la aplicación te sugerirá la tarea más adecuada según tu tiempo y prioridades.

Otros contenidos de este reportaje:

• PORTADA: informática para todos
• Ofimática, indispensable en tu currículum
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• Certificados de usuario TIC: qué son y cómo conseguirlos
• Diccionario de informática para no iniciados

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Cuando un atleta bate un récord es su nombre, y sólo el suyo, el que salta a las portadas de los periódicos. Sin embargo ningún deportista de élite, por muy individualista, autoexigente o disciplinado que sea, es capaz de llegar tan lejos sin ayuda. Detrás de todo campeón hay un buen entrenador, la persona que enseña al atleta a dar en todo momento lo mejor de sí mismo.

Si hasta Usain Bolt, el hombre más rápido del mundo, necesita un entrenador para lograr sus objetivos, ¿por qué no va a utilizarlo también un empresario, un profesional o un artista?

Esta es la premisa de la que parte el coaching personal y profesional, una nueva disciplina de asesoramiento que está triunfando en todo el mundo.

¿Qué es el coaching?

El coaching es un conjunto de técnicas que se utilizan para guiar a una persona , con el fin de ayudarle a alcanzar un objetivo determinado o a desarrollar una serie de habilidades.

También se puede aplicar el coaching a grupos, del mismo modo que es posible entrenar a un equipo de fútbol. En este caso, el énfasis se pondrá en el trabajo en equipo, más allá de la suma de mejoras individuales.

¿Cuándo recurrir al coaching?

El coaching es una técnica ideal para los momentos de cambio o de crisis. Muchas personas recurren a un coach cuando sienten que su vida debe dar un giro y todavía no saben hacia dónde. Puede tratarse de algo personal (una separación, búsqueda de pareja o de nuevas amistades, un cambio de hábitos…) o profesional: cambiar de sector, reorientar una empresa, conseguir un puesto directivo…

En otras ocasiones el coachee, o entrenado, sabe perfectamente cuál es la meta que desea alcanzar, pero necesita trazarse un plan estratégico para lograrlo. Del mismo modo que el entrenador personal de un gimnasio nos daría una pauta de alimentación y ejercicios, el coach asumirá el proyecto como propio, nos ayudará a planificarlo y a completar cada una de las fases.

¿Cómo funciona el coaching?

Aunque también se declara deudora de las tesis de Heidegger, el coaching es una técnica socrática. ¿Qué significa esto? Pues que todo el conocimiento está dentro del propio cliente o coachee.

Hay dos preguntas básicas que todo coachee se hace:
1.- ¿Qué debo hacer con mi vida / carrera / empresa?
2.- ¿Cómo lograrlo?

Pues bien, es el propio asesorado quien dispone de la información más valiosa para responderlas. Sin embargo, necesita que otra persona le ayude a hallar las respuestas. Es lo que Sócrates denominaba mayéutica: el arte de ayudar a parir ideas y decisiones.

Además, el coaching se basa en técnicas conductuales. Una sesión de coaching no es una tertulia donde dar vueltas y más vueltas a una teoría, sino una reunión práctica donde se marcan objetivos concretos y se valora el trabajo realizado hasta la fecha.

En esencia, el proceso de coaching se lleva a cabo en 6 etapas:

1.- Observación: El coachee expone el motivo que le ha llevado a solicitar la sesión. El entrenador observa sus hábitos, creencias, conductas, aptitudes, habilidades desarrolladas (sea o no consciente de ellas el propio coachee), etc…

2.- Toma de conciencia: A partir del proceso de observación del coach, el asesorado empieza a ser consciente de los límites que sus propias costumbres y creencias le imponen, de los puntos fuertes a potenciar y de las oportunidades que puede aprovechar.

3.- Determinación de objetivos: Saber qué queremos conseguir exactamente es el punto de partida para alcanzar nuestras metas. Los objetivos no han de ser genéricos, sino absolutamente precisos y mesurables: debemos ser capaces de ponerlos por escrito y de comprobar objetivamente si se están cumpliendo. Todas nuestras decisiones posteriores se basarán en ellos. El coachee podrá identificar y desechar aquellas elecciones o actitudes que le alejan de los objetivos que se ha marcado.

4.- Acción: El proyecto personal del coachee se divide en fases o subobjetivos. Con ayuda del coaching, que estará presente en todo el proceso, se determinarán las acciones necesarias para llevar a cabo cada uno de ellos.

5.- Medición de resultados: Cada uno de los pasos se contrasta con los objetivos marcados. Si alguna de las acciones resulta inadecuada o insuficiente para alcanzar el objetivo, se detecta y se busca una alternativa.

6.- Compromiso de continuidad: Una vez agotado el proceso de coaching, se trazan acciones y hábitos encaminados a consolidar los logros cumplidos o en camino de cumplirse.

Consejos para elegir un buen coach

El coaching es una metodología reciente y, según sus críticos, poco definida. La mayor parte de su eficacia reside en las habilidades del coach que se escoja. Por eso es fundamental asegurarse de su profesionalidad.

Un buen coach ha de ejercer una escucha profunda y activa, formular preguntas pertinentes, reveladoras y estimulantes, comprometerse con los objetivos del coachee y ayudarle a alcanzarlos sin juzgarle en ningún momento.

Es fundamental que cuente con preparación específica en coaching, un requisito que no cumplen todos los profesionales del ramo. La experiencia previa como consultor o psicoterapeuta es interesante, pero no suficiente. Aunque no existen todavía certificados y acreditaciones homologados, es aconsejable escoger un coach que ofrezca referencias de las escuelas donde se haya formado.

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Hay personas que parecen atraer a los demás desde su mismo nacimiento. La gente tiende a aceptar sus propuestas con entusiasmo, no importa si se trata de decidir a qué se juega en el patio del colegio, qué marca de deportivas está de moda o en qué restaurante nos reuniremos el fin de semana que viene. No siempre son, en apariencia, más guapos, más inteligentes o más adinerados que los demás. Simplemente poseen lo que se llama carisma, una especie de magnetismo invisible que casi parece magia.

Como todas las cualidades innatas, el carisma suele generar una mezcla de admiración y desánimo en los demás. Es fácil pensar “yo nunca seré un líder porque carezco de este magnetismo innato”.

Se trata de una conclusión errónea. Para empezar porque, aunque no todos nacemos con el carisma de un Gandhi, sí podemos potenciar y mejorar la ración que nos ha caído en suerte. No cabe duda de que Obama, por ejemplo, posee cualidades de liderazgo innatas, pero éstas no serían tan visibles ni tan eficaces sin la colaboración de sus asesores de imagen o de sus redactores de discursos.

Por otra parte, el liderazgo carismático es solo una de las formas posibles de liderazgo, y no necesariamente la más eficaz, a menos que el magnetismo vaya acompañado de otras habilidades directivas fundamentales.

¿Qué clase de líder quieres ser?

Hay prácticamente tantos tipos de líderes como directivos, y se han publicado una gran variedad de clasificaciones. Pero en esencia, casi todos los líderes encajan en uno de estos tres perfiles:

• Líder autócrata o autoritario: Ejerce un control absoluto sobre todo el trabajo. Toma todas las decisiones, controla personalmente los métodos empleados y los resultados. Un jefe autoritario no siempre es colérico, es posible que trate de motivar constantemente a sus empleados, pero al concederles poca autonomía, la motivación raramente tiene un papel relevante en su gestión. Su poder reside esencialmente en el control, la supervisión y la sensación de seguridad que emana de él.

• Lider participativo: También se reserva en exclusiva el derecho a tomar las decisiones importantes y da instrucciones concretas, pero pide la opinión de sus empleados, escucha sus propuestas y las valora. Es importante que tome en cuenta de verdad y sopese con interés lo que sus colaboradores le dicen antes de marcar sus directrices. En caso contrario, estaremos ante un líder autócrata que trata de disimular su carácter autoritario, no ante un verdadero líder participativo.

• Líder liberal: señala a su equipo unos objetivos y les concede plena autonomía para alcanzarlos, siempre que se ciñan a unas reglas comunes básicas. Tiene la ventaja de permitir que los colaboradores desarrollen todo su potencial, pero es esencial que mantenga un contacto constante con ellos. En caso contrario, los colaboradores pueden percibir que el líder es distante o no les concede suficiente apoyo.

Habilidades directivas

Además de los conocimientos propios de su puesto y de su sector, hay una serie de competencias clave que todo manager debe adquirir para ser un líder eficaz.

• Capacidad estratégica: Un líder ha de saber establecer objetivos y marcar unas directrices generales para alcanzarlos.

• Toma de decisiones: Un directivo no puede permitirse el lujo de deshojar la margarita eternamente. Debe informarse bien y arriesgarse a elegir la opción que le parezca mejor. Una vez tomada la decisión, ha de estar atento a las consecuencias, para corregirla si fuera necesario o aprender del error para próximas ocasiones.

• Orientación a las personas: Para liderar equipos es preciso saber entenderse con los demás. Comunicarse con eficacia, empatizar con los colaboradores y, sobre todo, detectar y aprovechar los puntos fuertes de cada uno de ellos en beneficio del resultado final.

• Creatividad: Los nuevos problemas requieren nuevas soluciones. El pensamiento divergente es clave para abrir mercados, crear nuevos productos o corregir errores con eficacia.

• Capacidad de negociación: Ni obstinarse, ni dejarse apabullar. Negociar con éxito requiere inteligencia emocional, objetivos muy claros y una gran dosis de sangre fría.

• Planificación y gestión del tiempo: Las tareas de un manager son inacabables. Establecer prioridades y plazos para uno mismo y para su equipo es fundamental para coronar con éxito cualquier proyecto.

• Energía y entusiasmo: Ninguno de tus colaboradores se dejará la piel en su trabajo si no lo haces tú. La energía es contagiosa; el desánimo y la inercia, también. Creer en la empresa, en uno mismo y en los proyectos que se están llevando a cabo es fundamental para conseguir un equipo motivado.

Todas estas aptitudes y habilidades pueden adquirirse o potenciarse con ayuda de un buen curso de liderazgo o de unas sesiones de coaching bien dirigidas.

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