El GTD (Getting Things Done) es un método de gestión de las actividades basado en el título del libro de David Allen que analiza este tema. Este procedimiento se basa en el principio de que una persona necesita borrar de su mente las tareas pendientes archivándolas en un lugar específico. Así, sin el esfuerzo de recordar lo que vendrá, se libera la mente.
Los principios generales del GTD se basan en cinco puntos:
1. Recopilar. Organizar en cestas de almacenamiento, como les llama Allen, todo aquello que queremos recordar. Estas “cestas” serían agendas, correos electrónicos, grabadoras, etc. El objetivo principal es sacarlo de nuestra mente. Estas “cestas” deberían vaciarse una vez a la semana.
2. Procesar. Al procesar el cubo Allen recomienda empezar por el principio centrándose en un elemento. No devolver al cubo ningún elemento y elegir entre hacerlo en el momento, si lleva menos de 2 minutos hacerlo; delegarlo, si no es tu tarea o posponerlo.
3. Organizar. Allen propone organizar las tareas en Acciones Próximas, Proyectos (cualquier acción inconclusa), En Espera o Algún Día, para aquellas actividades que quieres hacer en un futuro, como aprender chino o ir de vacaciones a Nueva York.
4. Revisar. De nada serviría organizar si luego no lo revisamos. Se ha de mantener la clasificación actualizada.
5. Hacer. El GTD pretende quitar el máximo de tiempo en organizar y pensar qué y cómo realizarlo para hacerlo directamente.
Según Allen este sistema predispone menos a la dejadez o a la saturación. Así que si crees que en tu trabajo necesitas algo más de orden, o bien tu día a día es caótico porque no te da tiempo a hacerlo todo, puedes probar el GTD para organizarte mejor.
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Hay veces que crees que pierdes tiempo organizando las tareas y delegando que si te pones a hacerlo. Pero en realidad si lo haces gestionas el tiempo de manera más eficaz. Buena idea esto del GTD!
En el fondo se trata de ser un poco más ordenados, aprovechar en tiempo y aprender a delegar, pero a veces cuesta porque tenemos malos hábitos adquiridos. Poco a poro iremos consiguiéndolo. Saludos Cuenca!