Qué es una base de conocimiento y cómo crearla en tu empresa

La base de conocimiento o «Knowledge base» es fundamental hoy en día en cualquier empresa. No solo eso, sino que marca la diferencia entre las empresas exitosas y las que no lo son, porque las personas somos capaces de acumular conocimiento pero si ese conocimiento se va con las personas, las empresas no evolucionan y cometen los mismos errores una y otra vez, y eso tiene un precio: la desaparición.

¿Qué es una base de conocimiento empresarial o «Knowledge Base»

Una base de conocimiento, también conocida como «Knowledge Base» en inglés, es un repositorio donde se documenta todo lo que sucede en la empresa. Desde descubrimientos, hasta protocolos y procedimientos de trabajo en la empresa, así como la información sobre los productos, el software o las ideas y debates que pueden aportar valor en el futuro a cualquier persona o cliente que tenga que trabajar con la organización.En resumen, una base de conocimiento bien construida y mantenida puede ser un elemento clave para el éxito y el crecimiento de una organización.

Para tener una buena base de conocimiento deberemos seguir los principios de mantenerla viva, ligera, colaborativa, accesible, estructurada y automatizada, de esta manera se puede crear una fuente valiosa de información que ayude a mejorar la eficiencia, la calidad y la cultura de la organización

Para que sirve tener un base de conocimiento

Cada empresa tiene su saber hacer de hacer las cosas que nace de la propia cultura. Cuando la organización es pequeña, las cosas pueden ser caóticas, los procesos pueden no estar completamente definidos y el conocimiento del equipo puede incluso no estar completamente formado. Sin embargo, cuando el tamaño de tu equipo (y/o tu proyecto) comienza a aumentar, es fundamental pensar en la mejor manera de gestionar tu base de conocimientos. ¿Por qué es eso? Te mostraré algunas razones:

• Cuando incorporas nuevos miembros o los intercambias entre equipos, necesitas tener una manera efectiva de explicarles cómo hacer su mejor trabajo y cuáles son las expectativas.
• Cuanto más crezcas, más proyectos o productos entregarás a tus clientes. La consistencia es clave en este caso, ya que reduce los errores mientras crea una buena experiencia para el cliente (saben qué esperar y cómo funcionarán las cosas).
• Las cosas irán más rápido cuando sepas qué hacer y cómo hacerlo.
• La velocidad sin errores es una de las mejores características que tu organización puede tener. Solo si eres capaz de formular «cómo haces las cosas» estarás en condiciones de introducir sistemas y automatización para mejorar la eficiencia y reducir la fricción.
• Una buena base de conocimientos ayudará a escalar y replicar tu producto y servicios. Es un ingrediente esencial para el crecimiento y el volumen.
• Facilita la delegación, ya que todos estarán en la misma página en cuanto a cómo realizar tareas y establecer relaciones tanto con clientes como con proveedores.
• Una buena base de conocimientos también es un «guardián de la cultura». Al poder documentar tus valores, tus principios y tu método, las personas entenderán mejor el contexto de la organización.

Cómo crear una base de conocimiento para tu empresa

Ahora bien, ¿cómo puedo construir mejor mi base de conocimiento? No existe una receta mágica para ello pero puedes aprovechar estos consejos de mi experiencia para hacerlo mejor y más rápido:

• Mantenla actualizada. La peor base de conocimientos es la obsolescencia, ya que las personas pierden confianza y dejan de seguirla (lo que va en contra de su propósito original).
• Mantenla liviana. Si tu sistema es pesado, denso y poco intuitivo, la gente no lo usará. La información debe ser fácil de buscar y utilizar. Es decir busca el equilibrio entre la formalidad y la agilidad.
• Haz que sea colaborativa. Deja que todo el equipo corrija errores y sugiera enmiendas. Si no lo haces, crearás un cuello de botella y las cosas no se mantendrán en movimiento hacia adelante.
• Construye una única fuente de verdad. Claro, puedes utilizar diferentes plataformas (Youtube, Github, Google Docs…), pero al final del día, todas esas referencias deberían mantenerse en un solo lugar para evitar la información dispersa. Haz que sea accesible.
• Todos en tu organización deberían poder acceder a este repositorio, por lo que es importante que lo adaptes a sus diferentes necesidades.
• Aprovecha los medios multimedia. La información no tiene por qué ser aburrida. A veces, un video corto explica las cosas de manera más clara. A veces, quizás un gif mostrará cómo realizar una tarea mejor que un largo párrafo. Busca la automatización. Sistemas como Notion o Confluence tienen una API que hace que sea mucho más fácil empujar y extraer datos. Cuanto más automatizado esté, más fácil será mantener las cosas sincronizadas y hacer que la gente esté al tanto de las actualizaciones. Además, la automatización puede ayudar a reducir la carga de trabajo en tareas repetitivas y tediosas, permitiendo que el equipo se concentre en tareas más estratégicas y valiosas.
• Otro aspecto importante a tener en cuenta al construir una base de conocimiento es la organización de la información. Es fundamental que los contenidos estén clasificados de manera coherente y estructurada, de manera que sea fácil encontrar lo que se busca. Es importante establecer una jerarquía clara de categorías y subcategorías, y etiquetar los contenidos de manera adecuada para facilitar su búsqueda y recuperación.
• Finalmente, una buena práctica es realizar revisiones periódicas de la base de conocimiento para asegurarse de que la información esté actualizada y relevante. También es importante fomentar una cultura de colaboración y retroalimentación entre los miembros del equipo, para que todos se sientan motivados a contribuir y mejorar constantemente la base de conocimiento.

En resumen, una base de conocimiento bien construida y mantenida puede ser un elemento clave para el éxito y el crecimiento de una organización. Al seguir los principios de mantenerla viva, ligera, colaborativa, accesible, estructurada y automatizada, se puede crear una fuente valiosa de información que ayude a mejorar la eficiencia, la calidad y la cultura de la organización.