La Documentación Electrónica: Digitalización y Generación

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Todo ello orientado a dar a conocer las principales ventajas, entre ellas: rapidez de acceso a la documentación, ordenación, preservación, optimización del tiempo y de los recursos.

• MODALIDAD MIXTA: 20 h. presenciales Y 32 on line.
• Clases presenciales: Del 3 al 30 de noviembre de 2009

Dar a conocer las técnicas necesarias para la correcta gestión de la documentación electrónica, su digitalización tratando las variables relativas a calidades y diferentes soportes documentales y conversión.

Personal que tenga a su cargo la digitalización de los documentos en la empresa.

1. Introducción

• Evolución documental generalizada.
• Siglos XX y XXI.
• Políticas públicas.
• Directrices del sector empresas.
• El Reto.

2. Los archivos. Públicos, privados, eclesiásticos, familiares y de empresas. (Este módulo se personaliza)

• Públicos: administraciones.
• Privados: casuísticas.
• Eclesiásticos: iglesia, genealogía, sociedad.
• Familiares: el poder.
• De EMPRESAS: estar al día, dar servicio y difundir.

3. Documentos electrónicos: objetivos y ventajas.

• Optimización del tiempo.
• Posibilidades.
• Almacenamiento: ahorro de espacio físico e inversión económica.

4. Antes de empezar: conocer previamente.

• Los órganos, departamentos, secciones de la empresa.
• Campos o competencias de cada uno.
• Generación y circulación de la documentación.
• A favor o en contra (de no ejecutarse)

5. Calendarización del trabajo.

• 1ª fase: invertir algo de tiempo.
• 2ª fase: adaptación al sistema de trabajo.
• 3ª fase: optimización total.
• Resultado: acceso, comodidad y servicio interno.

6. Recursos a invertir.

• Personal.
• Económicos.

7. Documentación electrónica: las dos opciones.

• Digitalizar
  • Lo ya existente.
  • Lo que se va generando.
• Conversión de documentos

8. Trabajo de obtención de la documentación electrónica.

• Hardware.
• Software.
• La imagen
  • Brillo, contraste, intensidad.
  • Color.
  • Histograma.
• Convertir los documentos: .doc, .dwg, dwf, etc.
  • Software.
  • Documentos con sellos, rúbricas, etc.
  • Documentos sencillos
• Digitalizar / Escanear los de soporte papel (antiguos y recientes)
  • Captura, resolución, píxel, peso
  • Tratamiento, edición, mejora, filtros.
• Para ambos procesos
  • Standarización en la denominación de los documentos electrónicos resultantes.
  • Formato de salida.
  • Seguridad, encriptación, autenticación.
  • Almacenamiento

9. Bases de datos

• Tipos
• Creación de las bases
  • Introducción de datos
  • Recuperación de datos
• Posibilidades
  • Compartir bases: multipuesto
  • Listar, imprimir, guardar, recuperar

10. Resultado final

11. Prácticas

• Documentos en general.
• Documentos, dudas y casos.